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職務経歴書の書き方【一般事務への転職】

一般事務のポジションで転職する際に「事務って職務経歴書は何書けばいいの?」と悩むことがあるかもしれません。このような声はチラホラ聞きます。書き方のアドバイスをまとめますので、あなたが一般事務への転職を検討しているようでしたら、参考にしていただけると幸いです。

 

私が日々転職支援を行っていて、その求職者の情報を最初に知る手段が職務経歴書です。「とてもわかりやすくて会いたくなるな」という書類もあれば、残念ながら「これは手直しをしなきゃまず見てもらえないな…」という書類もあります。もちろん求職者によって、また求人によって書き方は千差万別ですが、鉄則やポイントはありますので紹介します。

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栃木県のキャリアコンサルタント、吉田です。

今回の記事では

①一般事務から一般事務への転職

②営業から一般事務への転職

③販売から一般事務への転職

の3パターンに分けて、鉄則とポイントを紹介します。あなたはどのパターンに近いでしょうか。

 

①一般事務から一般事務への転職

この場合の職務経歴書は当然「即戦力であることをアピールする」ここに集中しましょう。「抜けた方の分くらい私が埋められますよ」というスタンスで作成します。

★鉄則

A4用紙で2枚が基本です。これまでの経験社数が4社以上あったり、事務以外の仕事も経験していれば収まらないかもしれませんが、どんなに長くても3枚です。これ以上長いとナナメ読みするのも面倒なレベルになります。

冒頭または最後に「職務経歴概要」の項目を置きます。2枚の職務経歴書でも読む方は、おおよその情報を手早く掴みたいものです。個人的には冒頭に書いて、あなたの職務経歴のダイジェストが伝わるような構成にすることをオススメしています。

★ポイント

一般事務であってもなるべく数字を使って表現しましょう。あなたのやる気や大変だった経験を盛り込むのもマイナスではないのですが、事務処理が追いつかないから採用活動をしているはずなので、どれだけあなたの経験をイメージしてもらえるか、即戦力になりそうか、そして会って話を聞いてみたくなるか、数字で表現するのが効果的です。

・主に60社と取引があり、発注に関しては90%以上を担当

・約200名の正社員、契約社員の年末調整手続きを取りまとめ

・年2回の社員イベントを企画から運営まで担当

・1日40件程度かかる電話の第一対応

のようなイメージです。

・電話対応

・来客対応

・伝票入力

ではなかなかあなたのやってきた仕事をイメージできないですね。

 

入力作業がメチャクチャに多い業務内容でない限り、入力スピードはあまり評価には影響しないと感じます。もちろん1分間に70文字入力できる方より1分間に130文字入力できる方の方が事務処理は早そうです。しかしそれよりも「報告・連絡・相談」のうち相談をしっかりと行うことで、帳票の作り直しやパソコンの前で考え込むことがないことをアピールしたいところです。

私が見る限りでも仕事の進まない事務は、入力が遅いわけでなく考えたり無駄な相談をしていることが多いですね。あとは、わからない機能を自分で調べて習得、実践できることも大切なスキルです。

 

②営業から一般事務への転職

例えば結婚や出産、その後の育児などを抱えることで働ける時間に制限が出てくることはよくあることです。私がこれまで転職支援した求職者でも「残業はもうできないので、事務に転職して定時で帰りたい」という希望の方は本当に多いです。

正社員で応募するのであれば、本音の「定時で帰りたい」などの転職理由があからさまにならないようにしたいですね。一般事務でも翌日に持ち越さずに残業が多い会社もありますし、仕事を途中で置いて帰るようなマイナスイメージは与えたくないものです。

もちろん応募したときの競争率も高いのです。他の応募者に埋もれてしまわないように、何をアピールするのか考えてみましょう。

★鉄則

営業として何かを提案してきたことで

・相手の必要としているものを提案してきた

・相手のために何ができるのか考えてきた

・自分や会社の数字を正確に把握して、達成に向けて努力した

のような、営業経験者ならではの姿勢や工夫を職務経歴書に盛り込みましょう。これらは一般事務でも活かせる経験です。また、営業だってパソコンができなきゃ仕事にならない時代です。成果となる数字は書きやすいと思いますが、読みやすい文章やレイアウトを心掛けましょう。これが雑だとアウトです。

★ポイント

営業の気持ちがわかるメリットを盛り込むと良いでしょう。そのまま面接時のアピールポイントになります。あなたは営業を経験してきたことで

・営業がどのようなことで大変なのか

・営業にどういうことをしてあげると助かるのか

・売上が会社の業績をどれだけ左右するのか

を実感していると思います。一般事務として何をしてあげられるのか、この思考回路が自然と回れば営業サポートの役割を期待できます。採用する立場で考えると、残念ながら一般事務は売上や利益を生まない間接部門です。しかし売上や利益に貢献できそうな何かがあると非常に期待できますね。

 

③販売から一般事務への転職

販売(小売店・飲食店)から一般事務の転職も非常に多いですね。男性も多いです。

人間関係などの理由を除くと圧倒的に「土日に休みたいから」です。「サービス業は楽しくて好きなんだけど、子どもが大きくなるまでは無理かな…」と思いながら事務で頑張る方は、気が利く方だったりします。日本も将来ベビーシッターが普及したり、企業内託児所が増えたりして環境が変わる可能性もありますが、数十年単位で時間がかかりそうですね。②のパターンと一緒で応募したときの競争率はやっぱり高いです。

★鉄則

接客で働く場合、どれくらいパソコン操作を行うのか会社や立場によって大きく変わります。シフト作成や売上管理なども行っていたのであれば、必然的にパソコン操作には慣れていると思います。②の営業ではパソコンは使っていたイメージでも、接客だと「パソコン大丈夫かな?」は正直な懸念材料です。

業務上使っていたのであれば、どのように使っていたのか書きましょう。限られた時間でスピーディに処理していた印象を与えることが目標です。

★ポイント

職務経歴書に入力スピードを書いたり、資格として「MOS2003」とか書いてもいいのですが、書類選考の評価にはほとんど影響がないと断言できます。それより現場では「こんなような集計表を作ってもらえないかな」「この管理表とこの一覧表って1つにまとまらないかな」のような突発的な依頼に応えられることが重要です。

キーボードが早打ちできることより、またちょっと難しい関数を組み込むことより、相手の言っていることを理解して、目的に沿った書類を作れることの方が圧倒的に有利です。業務上でも趣味でもいいので、いろいろなことができることをアピールしましょう。事務経験がほとんどゼロのような方でも、販促用のチラシを作って活用した経験があるだけで印象はかなり変わります。

どうしてもパソコン操作は必須なので、一般事務を目指すときには最低限のことができるようにしましょう。どんな業界に入ってもその業界特有のシステムやフォーマットが必ずあるので、それにいち早く慣れることが必要です。そのような新しいことをチャレンジできる、すんなり受け入れられることも表現できるとさらに良くなります。

 

以上、3パターンに分けて職務経歴書の書き方を紹介しました。検索すればフォーマットや見本はいくらでも出てくるので、この記事では中身に集中してまとめています。

 

正直なところ、一般事務は女性が活躍することが多いポジションです。産休に入った方の代わりに採用活動しているなら、結婚前後や出産適齢期に当てはまる方は採用しにくいのが本音でしょう。女性同士のバランスを考えて「△△才くらいじゃないと採用できないな」というポジションもあるでしょう。履歴書の顔写真も大きな選考基準になってしまいます。競争率も高くて大変かもしれませんが、あきらめずに情報収集をして「これだ!」と思うものにエントリーしたり応募してみましょう。

 

どの職種に応募する場合でも「結局ご縁があるかないか」といった割り切りも重要ですね。こればっかりはしょうがない部分もありますが、しっかり応募書類を作成して面接に進む確率を上げることに集中しましょう。ここで手を抜いていることがバレたら、まず一般事務のポジションでは書類NGになってしまいます。

・他の応募者と差別化できる材料を考える

・次のステップ(面接)を意識して作成する

ここを意識しましょう。ぜひ良いご縁があるように応援しています。