会議や研修を実施しても
「参加者が真剣に参加しているとは感じられない」
「何が決まって何が起きるのかはっきりしない」
「いつも決まった人が発言している」
といったモヤモヤを感じることはありませんか？
この状況を打破するための一手がファシリテーションです。会議においてファシリテーションを担当できる進行役として、ファシリテーターを抜擢や育成することができれば会議のあり方が大きく変わるはずです。
キャリア形成を中心に紹介しているブログですが、今回は具体的な業種や職種ではなく、日々の仕事の仕方が大きく変わる会議についてまとめます。
あなたがどのような職種で働く場合であっても、大小様々な話し合いがあったり、時には会議において役割を与えられたりすることがあると思います。もし会議自体を企画したり、進行役を任せられることになった際には、ぜひファシリテーターという進行役も選択肢に入れて検討してみてください。
①ファシリテーターとは？
ファシリテーターとは、会議において参加者全員を巻き込みながら、会議の目的達成を目指す進行役です。例えばテレビのバラエティ番組で、司会がいろんな出演者にコメントを求めながら進行するシーンがありますが、ファシリテーターがいる会議は表面上は同じイメージです。
バラエティ番組でコメントを求められるとわかっていたら、自分なりに情報を整理して、意見をまとめておきますよね。会議においてその状態を維持することで、参加者は誰しも自分事として考えなければなりません。意見がぶつかっても、同意であっても自分で考えて、自分の言葉で発言しなければなりません。
バラエティ番組との決定的な違いは、会議の目的があるかどうかです。何を変えたいのか、何を決めたいのか、会議にはゴールイメージがありますので、全員を巻き込みながら、会議の目的達成を目指す必要があります。
結果的に参加者全員が参加することで、全員の合意形成を得やすくなります。
②司会とは違うの？
会議においては、司会が進行役を務めることが一般的だと思います。司会の役割は、すでに決まっているプログラムに沿って会議を進行させることです。その結果、会議の雰囲気や結論がどのようになるのかは、司会や発表者に大きく依存します。その他の参加者はどうしても受け身の姿勢になるので、発言はしにくいですし、急に発言を求められても指名された驚きが大きく、対応が難しいのではないでしょうか。
会議が終わり決まった結論に対しても、どこか他人事だったり、納得感が高いものばかりではないと思います。毎月の報告会議や毎年の入社式など、ある意味ルーチンワークであれば司会の進行で問題ありません。
しかし会議を盛り上げて、参加者のアイデアを拾い上げたり、各部署の相乗効果を起こそうと考えたら限界です。
「もっと積極的に発言しましょう」
「自分事として会議には参加しましょう」
と周知したって、うまくいけば発言回数は増えるかもしれませんが、会議の目的はちっとも達成されないはずです。この問題を解決するのがファシリテーターです。次の記事で詳しく紹介します。
